Ao clicar em “Aceitar”, você concorda com o monitoramento e armazenamento de cookies em seu dispositivo para ajudar a nossa equipe de marketing, melhorar a sua navegação e a nossa análise do site. Veja nossa Política de Privacidade para mais informações.
Cookie Icone
Varejo
Varejo

4 passos para organizar as notas fiscais do seu varejo

Calculadora com notas atrás
Por
Nexaas
Ícone Calendário
20/jan/2022

Siga estes passos simples e mantenha as notas fiscais do seu varejo em ordem

A Notas fiscais são utilizadas para fins de fiscalização e também para que se possam pagar os tributos devidos. Assim, podemos dizer de forma mais resumida que a nota fiscal é uma comprovação tributária da atividade prestada pela pessoa jurídica. Portanto, manter esse documento organizado é um processo fundamental para saúde de qualquer organização.

Saber como organizar notas fiscais na empresa vai ao encontro daquela máxima dos negócios: “tempo é dinheiro”. Problemas com emissão ou recebimento de notas fiscais são, infelizmente, a realidade de muitas empresas, especialmente as pequenas e médias. Isso porque o controle efetivo desses documentos é muitas vezes considerado uma tarefa chata, trabalhosa e que, por isso, não é feita com a devida atenção e disciplina.

No entanto, a gestão das notas fiscais, quando bem executada, pode evitar retrabalhos, multas, prejuízos e até mesmo irregularidades junto à Receita Federal, o que vai ser positivo no resultado financeiro de sua empresa. Quer saber mais sobre a gestão de nota fiscal? Então siga conosco, pois é sobre isso que falaremos nesse post.

Entenda a importância das notas fiscais

A Nota Fiscal (NF) é um documento oficial que registra as vendas da sua empresa. Sempre que você recebe algum pagamento, é preciso que você emita uma NF para o seu cliente. Pode acontecer dele não querer fornecer suas informações pessoais para a emissão. Nesse caso, a sua empresa ainda não fica isenta de registrar a venda, mas a NF deverá ser emitida sem essas as informações. Infelizmente essa opção ainda não está disponível em todo o território brasileiro. Se o seu município for um desses que ainda não aceitam, verifique outra opção diretamente com a prefeitura.

A emissão de nota fiscal é um dos processos mais importantes para garantir a integridade da sua empresa, validar as suas vendas de produto ou serviço e manter a sua empresa sempre em dia e regularizada com o Fisco (autoridade que controla os pagamentos de impostos). Presente no mercado brasileiro desde 2006, a nota fiscal eletrônica veio como uma forma de substituir o documento tradicional impresso — cupom fiscal —  e facilitar o armazenamento e os controles fiscal e contábil do Fisco e dos empresários.

Com esse simples documento muitas coisas podem ser resolvidas. Por exemplo, é através da NF que o escritório que realiza a contabilidade da sua empresa poderá calcular os seus impostos, o financeiro pode fazer uma estimativa de faturamento e os responsáveis pelo estoque dos seus produtos podem organizar as entregas e a produção.

Além disso, a não emissão da nota fiscal pode acarretar sérios problemas para a sua empresa. Desde a desorganização da gestão financeira, chegando até a configurar crime de sonegação fiscal. 

Como organizar notas fiscais na sua empresa?

Aprender como organizar notas fiscais na empresa é uma tarefa de grande valor para qualquer negócio dar certo. Isso porque, o lugar de nota fiscal não é esquecida no fundo de uma gaveta ou jogada em pastas arquivadas no depósito. Seja ela eletrônica ou não, trata-se de um documento muito importante que deve estar bem guardado, preferencialmente, de maneira acessível e segura. 

Pensando nisso, listamos abaixo algumas dicas para ajudar na organização das notas fiscais da sua empresa, confira:

1. Disponha de espaços específicos para guarda das notas fiscais

Uma boa maneira de saber como organizar notas fiscais na empresa, especialmente no caso das impressas, é separando-as por caixas ou pastas — por exemplo, uma para as de entrada e uma para as de saída.

Dentro de cada separação ordenar por tipo, data ou outra ordem que facilite seus processos diários. Outra maneira muito usada pelas empresas é a encadernação, modelo que ajuda a diminuir o sumiço desses documentos. Já para a versão eletrônica da nota fiscal, muito mais utilizada atualmente, o ideal é criar uma pasta no seu computador exclusivamente para salvá-la, ou utilizar o armazenamento em nuvem.

2. Crie processos de serviço

A emissão de notas fiscais acaba sendo uma atividade rotineira e sem muitas variações. Por isso, é interessante criar processos padrões que possam ser seguidos facilmente. Ao agrupar algumas tarefas — por exemplo, o faturamento das vendas de mercadorias e/ou das prestações de serviço — principalmente em se tratando de pequenas empresas, essas obrigações podem ser executadas sempre pelas mesmas pessoas.

Isso, por sua vez, otimiza o tempo de sua equipe e ajuda a minimizar as chances de erros ou esquecimentos.

3. Organize de acordo com os dados presentes na nota

Os dados contidos em uma nota fiscal são elementos de grande importância não somente para a empresa emissora do documento, mas também para o comprador ou tomador dos serviços, assim como para os órgãos fiscalizadores. É preciso cuidados especiais no preenchimento desses documentos quanto a valores, quantidades, prazos, data de emissão, saídas, dados dos destinatários, se é pessoa física ou jurídica etc.

A certeza da informação de dados corretos evita retrabalho, cancelamentos e correções, além de outros transtornos que poderão incorrer até mesmo na inviabilização do seu negócio. Além disso, se você quer saber como organizar notas fiscais na empresa, a separação por dados pode ser uma opção. Por exemplo, dependendo do tamanho do negócio, você pode separar as notas por cliente, tipo de serviço etc.

4. Utilize um sistema emissor de nota fiscal eletrônica

Com a implementação de um bom software de emissão de nota fiscal eletrônica, tudo o que se relaciona à documentação fiscal e organização de notas fiscais de uma empresa estará armazenado de forma segura e acessível.

Ou seja, você terá tranquilidade e segurança de que todas as informações necessárias correspondem certamente aos seus fornecedores e clientes. Além disso, os cálculos dos tributos serão feitos de maneira confiável na hora de gerar relatórios e pagar impostos, assim como a integração com outros sistemas.

Preparado para organizar as suas notas fiscais?

Bom, como vimos as notas fiscais são documentos fundamentais para que as empresas mantenham seu controle fiscal em dia. Por isso, contar com estratégias para manter esses documentos organizados é fundamental para que a empresa consiga ter controle sobre seu negócio.

Quer saber como a Nexaas pode ajudar na organização das notas fiscais da sua empresa? Acesse nosso site e fale com um dos nossos consultores!

Posts relacionados

Ícone Calendário
10/11/2023

Unified Commerce: tendência para revolucionar o varejo

Ícone Calendário
21/nov/2021

Como o gerenciamento de estoque pode otimizar as vendas no varejo

Ícone Calendário
24/jul/2023

Quais são as vantagens de um sistema integrado para a gestão de processos do seu varejo?

Banner: Conecte os canais de venda e melhore a experiência do seu cliente. Solicite uma proposta.

Quer ficar por dentro de novidades? Assine a nossa newsletter

Obrigado por assinar nossa newsletter
Oops! Something went wrong while submitting the form.